Виды и особенности первичных документов — Справочный центр

Документация бухгалтерии довольно сложная и может быть не всегда понятной для новичка в бухгалтерском деле. Здесь собраны внутренние и внешние, первичные и сводные, разовые и накопительные документы, а также многое другое. Опытный бухгалтер точно знает классификацию документации, правильность ее ведения и хранения. Сегодня рассмотрим, что такое первичная документация, ее виды, юридическую силу, способы ведения, хранения и другие важные нюансы.

Что же такое первичная документация? К данным документам относятся бумаги, содержащие сведения о хозоперации. То есть ни одна запись бухгалтера не может обойтись без первичного документа.

Первичная документация: виды

Любое движение предприятия должно быть подтверждено соответствующим документом, все они являются первичными:

•    приходные и расходные накладные;
•       счет-фактуры;
•       чеки;
•       акт приема-передачи товара или выполненных услуг;
•       транспортные накладные;
•       кассовые ордера;
•       кассовая книга;
•       расчетный листок;
•    платежная ведомость и др.

Виды первичной документации может длиться бесконечно, так как зависит все от сферы деятельности предприятия. Это лишь малая часть базовых первичных бумаг, с которыми сталкивается каждая организация. Существует ряд специальных форм, созданных специально для ведения документации в своей отрасли, например, транспортной, торговой или сельскохозяйственной.

Главная задача ведения первичной документации — это строгий контроль всех движений фирмы, ведь именно данные бумаги смогут в случае спорной ситуации разрешить спор и документально подтвердить или опровергнуть правоту в возникнувшей ситуации.

Обязательные и дополнительные реквизиты

Есть ряд обязательных реквизитов, без них бумага может считаться не действительной:

•    название документа (акт, счет-фактура, ордер и т.д.);
•    дата составления;
•    название субъекта, а именно компании от чьего лица был составлен документ;
•    суть проведенной операции (отгрузка или прием товара, расходные операции т.д.);
•    единицы изменения (количество товара, денежных единиц и др.);
•    должности лиц, совершающих операцию;
•    подписи и другие идентифицирующие сведения, совершающих операцию.

Обратите внимание! Если в документе будет не хватать обязательного реквизита, в случае судовых разбирательств его могут признать не действительным.

Дополнительная информация, которую могут содержать данные документы:

•    ФИО лиц, совершающих операцию. Согласно ч.2, ст.9. закона №996, ФИО стал доп. реквизитом, а не основным;
•    место, где составлялся документ;
•    печать;
•    код ЕДРПОУ или идентификационный код, др.

Заполнение документов

Первичная документация может быть набрана на ПК или заполнена вручную ручкой с темной пастой. Строки, которые остаются свободными, в них должны быть проставлены прочерки. Незаметные и несанкционированные исправления не допускаются. Если необходимо изменить не верный текст или цифры, их перечеркивают одной ровной линией, а сверху пишутся верные данные, заверенные лицом, которое внесло изменения. При этом не на всех документах допустимы такие исправления, к примеру, кассовые и банковские документы не могут иметь исправлений.

Относительно факсимиле, в ряде случаев их можно использовать в качестве заверения бумаг. Для того, чтобы факсимиле было действительно, между сторонами заключается письменное соглашение, заверенное «живыми подписями» на совместное согласие на использование факсимиле.

Согласно законодательства, есть некоторые документы, которые нельзя заверять факсимиле, например, кассовый ордер на выдачу финансовых средств.

Обработка первичной документации

В первую очередь, бухгалтером проводится проверка документации по трем пунктам:

•    по форме. Просматривается вся ли информация, согласно форме внесена в документ;
•    по существу. Здесь бухгалтер проверяет законность проведения действий и ее целесообразность;
•    арифметическая проверка. Тут сверяется правильность цен, вычислений и других цифр.

Если проверка прошла успешно, тогда бухгалтер проводит обработку документов. Обработка документации может содержать:

•    таксировку;
•    группировку;
•    контировку.

После всех необходимых манипуляций первичные документы отправляются на хранение. В логическом или хронологическом порядке бумаги группируются в дела, после составления номенклатуры дел. Далее документы передаются в архив, где хранятся в тех сроках, которые указаны в законодательстве. Большинство финансовых документов хранятся не менее 1095 дней, но срок этот может быть и больший, главное не меньше.

Целая группа лиц несет ответственность за правильность составления первичных документов, их проверку и хранение. Помочь в проверке и формировании дел для хранения вам помогут наши опытные специалисты, готовые в любую минуту прийти на помощь вашему предприятию!